Datenschutzerklärung – E-Mail-Support

1. Überblick

Unser Support erfolgt ausschließlich per E-Mail. Wenn Sie uns eine Support-Anfrage senden, verarbeiten wir Ihre Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten. Unser Support arbeitet KI-gestützt: Antworten werden mit Hilfe eines KI-Sprachmodells erstellt und können auch automatisch versendet werden; unser Team überwacht den Betrieb des Systems. Wenn Sie eine Bearbeitung durch einen Menschen wünschen, genügt ein formloser Hinweis in Ihrer Anfrage.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen des Supports ist:

Robert Gering
Helga-Seibert-Str. 37
76149 Karlsruhe
E-Mail: mail@muellmann-app.de

3. Verarbeitung Ihrer Support-Anfragen

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten:

• Ihre E-Mail-Adresse und ggf. Ihren Namen
• Betreff und Inhalt Ihrer Nachricht sowie ggf. Anhänge
• technische E-Mail-Metadaten (z. B. Zeitpunkt, beteiligte Adressen)

Zweck der Verarbeitung ist die Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage sowie die Nachvollziehbarkeit des Supportverlaufs bei Rückfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung von Anfragen im Rahmen der Nutzung unserer Produkte) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Support-Abwicklung). Ihre Anfragen werden in unserem E-Mail-Postfach und in einer internen Ticket-Ablage gespeichert.

4. KI-gestützte Bearbeitung

Zur Beantwortung Ihrer Anfrage setzen wir KI-Sprachmodelle externer Anbieter ein. Diese Anbieter verarbeiten die Daten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ausschließlich nach unserer Weisung. Übermittelt werden der Text Ihrer Anfrage und der bisherige Ticket-Verlauf, soweit dies für die Beantwortung erforderlich ist.

Die Anbieter können ihren Sitz in den USA haben; in diesem Fall erfolgt die Übermittlung in ein Drittland auf Grundlage geeigneter Garantien: Auftragsverarbeitungsvertrag sowie EU-US Data Privacy Framework bzw. EU-Standardvertragsklauseln. Eine Kopie der jeweils anwendbaren Garantien können Sie über die oben genannte verantwortliche Stelle anfordern. Nach den Vertragsbedingungen der Anbieter werden die übermittelten Inhalte nicht zum Training der KI-Modelle verwendet.

Hinweis zu Art. 22 DSGVO: Support-Antworten sind unverbindliche Auskünfte zur Nutzung unserer Produkte; sie entfalten Ihnen gegenüber keine rechtliche Wirkung und keine ähnlich erhebliche Beeinträchtigung. Eine automatisierte Einzelentscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet daher nicht statt. Unabhängig davon können Sie jederzeit eine Bearbeitung durch einen Menschen verlangen — per Hinweis in Ihrer Anfrage oder über die oben genannte verantwortliche Stelle.

5. E-Mail-Versand und Hosting

Empfang und Versand der Support-E-Mails erfolgen über unseren E-Mail-Dienstleister mit Serverstandort in Deutschland. Dieser verarbeitet die für den E-Mail-Verkehr technisch notwendigen Daten (Adressen, Inhalte, Verbindungsdaten) zur Zustellung der Nachrichten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zuverlässige Abwicklung der Support-Kommunikation).

6. Speicherdauer

Wir speichern Support-Anfragen und den zugehörigen Schriftverkehr, solange dies für die Bearbeitung Ihrer Anfrage, für mögliche Rückfragen und für die Nachvollziehbarkeit des Supportverlaufs erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Auf Ihren Wunsch löschen wir Ihre Anfragen, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger sowie den Zweck der Datenverarbeitung (Art. 15 DSGVO) und gegebenenfalls ein Recht auf Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich zur Ausübung dieser Rechte an die oben genannte verantwortliche Stelle. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO); für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (baden-wuerttemberg.datenschutz.de).